Gestion courante

Affichage des réductions

Lorsqu’un produit a été facturé avec une réduction, la réduction est affichée sur la facture dans "Promotion" et non sur la page des commandes.

Types de réduction

Deux types de réduction sont proposés sur l’outil de facturation : la réduction sur le montant initial du produit facturé et la réduction en pourcentage.

Pour la réduction sur le montant initial, saisissez le montant de la réduction dans la première case de réduction selon la devise préalablement paramétrée.

Pour la réduction en pourcentage, le pourcentage de la réduction accordée sera introduit dans la deuxième case de réduction.

Comment établir une facture en renseignant automatiquement la société cliente ?

Si vous souhaitez pouvoir automatiser la présélection de la société cliente à facturer, nous vous conseillons de procéder de la manière suivante :

Etape 1 : Cliquez sur "Clients"

Etape 2 : Sélectionnez une société cliente ou une organisation

Etape 3 : Depuis la fiche client visible, rejoignez l’onglet "Factures"

Etape 4 : En cliquant sur le bouton bleu  +, le nom de la société cliente ou de l’organisation sera automatiquement indiqué sur l’outil de facturation

Comment attribuer une facture à un bénéficiaire (Gestionnaire/Collaborateur) depuis l’outil de facturation ?

Lorsque vous créez ou modifiez un produit, cochez la case "Bénéficiaire Obligatoire". Le bénéficiaire (Collaborateur/Gestionnaire) est demandé obligatoirement à l’établissement de la facture et les crédits lui seront alloués une fois la facture reçue.

Mentionner/ne pas mentionner un bénéficiaire sur l’outil de facturation, que cela implique-t-il ?

Le bénéficiaire sélectionné (Collaborateur/Gestionnaire) sur l’outil de facturation est crédité à la réception de la facture. S’il n’est pas renseigné, les crédits vont à la société et le bénéficiaire se voit attribuer des crédits pour réserver.

Comment comprendre les dates de début et de fin de récurrence ?

La date de début de récurrence (automatiquement renseignée) est la date qui correspond au jour de l’émission de la facture.

La date de fin de récurrence est la date d’échéance de la facture.

Si le produit récurrent est facturé en cours de mois sans renseignement de la date d’échéance, le logiciel fera automatiquement un prorata à partir de la date de facturation (date de début) jusqu'à la fin du mois en cours.

À quoi correspond un service sur l’outil de facturation ?

Lorsqu’un administrateur facture un produit récurrent, le service visible depuis l’outil de facturation correspond à un stock réservable pour un type de bureau ou une place de parking. Vous avez la possibilité de le bloquer à l’établissement de la facture.

Comment bloquer un service à l’établissement de la facture ?

Un bureau/poste/parking récurrent facturé à un Gestionnaire/Collaborateur peut être bloqué en son nom.

Etape 1 : Cliquez sur "Gestion courante" > Devis/Facture

Etape 2 : Sélectionnez un produit récurrent à facturer, les dates de contrat, le bénéficiaire, le centre et les service concernés

Etape 3 : Établissez votre facture

4) Le service est alors bloqué au Collaborateur/Gestionnaire préalablement sélectionné

Comment savoir si un service a été bloqué après l’établissement de la facture ?

Pour savoir si un service a été bloqué à un Collaborateur/Gestionnaire après l’avoir facturé, vous devez :

Etape 1 : Allez sur "Paramètres" > "Centre"

Etape 2 : Choisissez le type de stock réservable rattaché à votre service (Postes de travail ou Places de parking)

Etape 3 : Sélectionnez le type de poste ou la place de parking concerné(e)

Etape 4 : Une bande bleue apparaît alors sur l’élément sélectionné

Comment dupliquer un produit à facturer sur l’outil  de facturation ?

Si vous avez à facturer le même produit avec une quantité plus importante sur une seule et même facture, référez-vous à l’option de duplication proposée par l’outil de facturation.

Etape 1 : Allez sur "Gestion Courante" > "Devis/Facture"

Etape 2 :  Ajoutez le produit à facturer sous la rubrique « Produits liés à la facture »

Etape 3 : Sélectionnez l’icône 3 tirets à droite et dans l’encadré qui s’affiche, cliquez dupliquer

Comment insérer une note sur un produit à facturer ?

Il se peut que vous facturiez plusieurs offres packagées à un seul et même client, ce qui peut porter à confusion si vous proposez un catalogue de service (s) interminable, que les produits dont un intitulé est plus ou moins similaire, ou que l’utilisateur ne parvient pas à identifier la prestation (reprographie, restauration...etc) rattachée aux espaces (bureaux, salles de réunion places de parking). Il est alors vivement conseillé d’insérer des notes pour s’y retrouver.

Etape 1 : Après avoir ajouté le produit à facturer sous la rubrique « Produits liés à la facture », sélectionnez l’icône 3 tirets à droite et dans l’encadré qui s’affiche, cliquez  «Commentaire», puis insérez une note explicative permettant de définir au mieux votre produit

Etape 2 : Il est toujours préférable de préciser un encart de note pour chaque produit à facturer

Où s’affiche la note insérée sur le produit que j’ai facturé ?

Elle s’affiche dans la facture téléchargée sur la même ligne que la description de votre produit.

Comment établir rapidement un devis pour mes clients ?

Vous voulez envoyer un devis à l’un de vos clients potentiels qui en a fait une demande. Le guide suivant expliquera en détail comment l’envoyer rapidement

Etape 1 : Cliquez sur « Gestion Courante » dans la colonne des commandes affichée à gauche

Etape 2 : Sélectionnez le sous-menu « Devis/Facture »

Etape 3 : Deux onglets de choix « Devis » et « Facture » vont apparaître. Choisissez alors l'onglet « Devis ».

Etape 4 : Complétez les champs liés à votre sélection (« Client » qui renseigne le nom de la société cliente , « Service optionnel »*, « Titre du devis », par exemple Mise à disposition de devis, « Date d’édition » et « Date d’échéance ». Depuis la page, vous pouvez également joindre un message au devis ou choisir comment vous souhaitez facturer le client.

Etape 5 : Ajoutez votre proposition tarifaire rattachée à l’offre produit sous la rubrique « Produits liés au devis ». Vous avez la possibilité d’associer d’autres produits à votre devis en cliquant sur « Ajouter une nouvelle ligne » ou encore incorporer une réduction pour chaque offre produit prédéfinie.

Etape 6 : À tout moment, vous pouvez y joindre un commentaire. Rejoignez « Ajouter une note », situé en bas de page et cliquez dessus. Intégrez votre commentaire, cochez la mention : « Rendre visible le commentaire pour les gestionnaires de société » et sauvegardez. 

Il sera automatiquement affiché en surbrillance verte. Si vous souhaitez le supprimer ou l'éditer, cliquez sur le bouton d'annulation ou d'édition.

Etape 7 : Avant de valider votre action, il faudra « prévisualiser le devis » à partir du bouton visible dédié à cet effet tout en mentionnant préalablement la période de validité de votre document dans le menu déroulant proposé (« 10 jours », « 20 jours », « 30 jours », « 40 jours »). Ensuite, vous pouvez effectuer les corrections adéquates si nécessaire.

Etape 8 : À l’issue de ces étapes, sélectionnez « Établir le devis»

Note personnelle : Vous pouvez inclure à l’avance un message de devis par défaut dans « Paramètres »> « Général »> « Facturation »

*Service optionnel : Le département rattaché au profil de votre client type.

Comment établir un devis en renseignant automatiquement la société cliente ?

Sur l’outil de devisation, l’administrateur peut renseigner automatiquement la société cliente faisant l’objet d’une proposition tarifaire au lieu de l’insérer manuellement.

Etape 1 : Cliquez sur "Clients"

Etape 2 : Sélectionnez une société cliente ou une organisation

Etape 3 : Depuis la fiche client visible, rejoignez l’onglet "Devis"

Etape 4 : En cliquant sur le bouton bleu  +, le nom de la société cliente ou de l’organisation sera automatiquement indiqué sur l’outil de devisation

Où puis-je proposer un code promotionnel ?

Un code promotionnel ou code de réduction est une combinaison de chiffres et lettres présentant un avantage tarifaire exclusif octroyé à un client sur l’achat d’un produit. Les informations concernant les modalités d’application de votre code promo peuvent être définies comme suit :

Etape 1 : Cliquez sur "Gestion courante" au niveau de la barre des commandes

Etape 2 : Sélectionnez le sous-menu promotion

Etape 3 : Allez sur l'option "ajouter une promotion"

Etape 4 : Remplissez les champs visibles, notamment le "Nom" du code promo, sa "Description", le ou les "Produits concernés", le "Type de réduction" selon trois choix possibles "Pourcentages" "Prix", "Crédit", le "Nombre d’utilisation générales" et par "Utilisateur",la période de validité de la promotion ainsi que son statut.

Etape 5 : Sauvegardez votre paramétrage

Comment communiquer un code promotionnel ?

Le code promotionnel peut être communiqué sur la campagne de communication, car il n’est pas mentionné et visible sur le site de l’utilisateur final qui désire s’en approprier à sa convenance. 

Comment supprimer un code promotionnel?

Un code promotionnel permet au client, à l’épuisement de ses crédits où à leur expiration, de poser une réservation rattachée à ou plusieurs produits pour une période donnée. Lorsque le code promotionnel n’est plus en usage, il est donc à supprimer.

Etape 1 : Allez sur "Gestion courante" puis "Promotion" dans la barre des commandes

Etape 2 : Sélectionnez le code promotionnel à supprimer et cliquez sur l'icône de la corbeille ;

Etape 3 : Confirmez la suppression