Achat, Paiement & Facturation

Comment  acheter un produit ou un service ?

Ce droit n'est accordé qu'au Gestionnaire du compte. Si vous êtes Gestionnaire, faites vos achats produits sur notre plateforme en toute quiétude par l’intermédiaire de quelques clics. Pour ce faire:

1. Rejoignez l’icône caddie pour achat à gauche

2. Précisez le(s) type(s) d’espace réservable (salles de réunion, postes de travail, parkings) ou de services consommables (Reprographie, fournitures de bureau, restauration, téléphonie, ect) que vous souhaitez acheter. Vous avez la possibilité de filtrer les produits par type de service et par tag.

3. Sélectionnez la quantité de votre choix représenté par le symbole ‘+/-‘ puis cliquez sur le lien “Ajouter au panier”.

4. Pour un type d'espace réservable, l'encart de la configuration des produits apparaît dans lequel il faudra déterminer le bénéficiaire du produit (Gestionnaire/Collaborateur), le centre où l'espace est affecté et la date de votre réservation. Terminez en appuyant sur le bouton 'Ajouter au panier'.Votre commande s’affiche alors immédiatement à droite.

S'il s'agit d'un service consommable, l'étape énoncée ci-dessus n'est pas nécessaire. Il suffit de cliquer sur l’icône en forme de roue dentée pour définir le bénéficiaire du produit (Gestionnaire/Collaborateur).

5. Vérifiez que toutes les données d’achats mentionnées correspondent à votre sélection
6. Les règles d’application du code promotionnel sont gérées par l’administrateur du produit. Si la promotion de ce même produit a lieu et que l’administrateur vous l’a adressée, saisissez-la dans la case promotionnelle dédiée à cet effet.

7. Aussi, si vous avez par imprudence choisi un article non voulu, vous pouvez toujours l’annuler en cliquant sur le symbole x dans le coin supérieur droit.

8. Validez. Le récapitulatif de votre commande surgira dans la page suivante.

9. Lisez les conditions générales de ventes formalisées par l’administrateur de l’espace et ensuite cochez-les en toute connaissance de cause.

10. Confirmez

11. Choisissez un mode de paiement proposé au bas de la page et indiquez vos informations bancaires

12. Vous obtiendrez un ticket de paiement. Appuyez rapidement sur «revenir à la boutique » pour attérir sur votre compte. Un email récapitulatif vous a été envoyé.

Achat d’un produit/service sous commande

Vous êtes en train de visualiser le récapitulatif de vos commandes ? Par la même occasion, vous souhaitez repasser une nouvelle commande pour le même produit visualisé ? Au lieu de rejoindre l’onglet ‘Acheter’, vous pouvez sélectionner le bouton ‘Acheter’ depuis la page des commandes.

Que signifie le label sur devis ?

Les produits sur devis portent la mention devis et nécessitent obligatoirement l’envoi d’une proposition tarifaire à l’administrateur. Après l’avoir cliqué, vous recevrez une information indiquant votre requête et êtes également invités à ajouter vos informations personnelles avant l’étape d’envoi.

Comment faire une demande de devis?

Le Gestionnaire peut demander gratuitement un devis depuis son espace utilisateur via le module achat, lorsque le(s) produit (s) à acheter porte la mention "Sur devis ". Les étapes suivantes montrent comment faire une demande:

1) Il y a deux manières d’envoyer un devis, soit vous allez sur l'onglet " acheter ", soit vous cliquez l'onglet " mon compte " et sélectionnez l'icône " acheter ";

2) Choisissez un produit dont la caractéristique est "Sur devis"

3) Remplissez l’encart de demande d’informations qui vous est présenté, par exemple : date, nombre de personnes, service requis… etc. Il faudra renseigner le plus d’informations sur la demande.

4) Cliquez sur le bouton ‘Envoyer’ pour valider

N.B : - Toutes vos demandes de devis ou de renseignements sont adressées à l’administrateur de centre qui sera notifié par email.

- Le produit portant la mention sur devis a été préalablement paramétré par l’administrateur de centre.

Je ne peux pas payer un achat. Que puis-je faire ?

Tout paiement côté clients suppose que le Super administrateur ait branché un module de paiement au préalable. Veuillez le contacter.

Téléchargement d’une facture

Besoin de consulter une facture ? Cowork.io vous donne la possibilité de télécharger vos factures récapitulatives pour garder une traçabilité écrite de vos achats
1) Allez sur ‘Mon organisation’ dans la barre des commandes à gauche

2) Sélectionnez l’onglet "Factures" puis sélectionnez la facture à télécharger;

3) L'icône de nuage bleu visible signifie que la facture préalablement sélectionnée est disponible au téléchargement. Cliquez dessus.

4) La facture est alors enregistrée au format PDF.

Comment télécharger un récépissé de paiement?

Un récépissé est un document écrit attestant la réception d’un paiement, dont le téléchargement se fait en deux manières :

Méthode 1.

1) Allez sur "Mon organisation" dans la barre des commandes à gauche; puis sélectionnez "Factures";

2) Choisissez sur une facture payée ;

3) L'icône de nuage vert visible signifie que le récépissé de paiement est disponible au téléchargement. Cliquez dessus.

Méthode 2

Lorsque l'administrateur valide le paiement, le gestionnaire sera alerté par mail. Il pourra ainsi enregistrer le récépissé depuis le bouton de téléchargement inséré dans le message qui lui a été envoyé.

Collaborateur /Cross selling /Achat

Les produits en cross-selling contenus dans un espace de travail (poste de travail, salle de réunion, parking) ne sont pas achetables pour un membre arborant le statut de collaborateur car il ne dispose pas de ce droit. L'achat des produits en cross-selling est uniquement pourvu pour un Gestionnaire