Paramètres

Quelles sont les étapes à entreprendre pour vos informations générales ?

Nous vous proposons au début de votre inscription sur la plateforme, de renseigner vos informations personnelles nécessaires pour la gestion des centres et l’émission des factures. En allant sur « paramètres » puis sur le menu déroulant dévoilé, sélectionnez « Général>Compte ». Dès lors, une fenêtre avec plusieurs champs s’affiche vous invitant à les compléter. À l’issue de ces étapes, vous verrez le message suivant « vous êtes désormais en ligne et vos clients peuvent s’inscrire » indiquant que votre inscription vient d’être finalisée.

Comment paramétrer les accès WiFi ?

Afin que l’utilisateur final (Gestionnaire/Collaborateur) puisse se connecter à Internet en WiFi depuis votre centre, vous devez configurer au préalable vos options WiFi :

1) Allez sur Paramètres>Général>Compte

2) Vous trouverez ci-dessous trois modes de gestion du WiFi :

- 1ère option

Jeton d'authentification Wi-Fi

Il faudra saisir le mot de passe dans l’encadré visible. Il sera ensuite partagé à tous les membres de votre centre.

- 2ème option

Liaison du système de réservation aux bornes Wi-Fi                    

- 3ème option

Gestion d’authentification au réseau Wi-Fi avec un login

Cliquez sur le menu Afficher/Cacher les paramètres avancés pour l’afficher. Si vous cochez la case Identification Wi-Fi, l’utilisateur final qui souhaite activer le Wi-Fi doit renseigner les mêmes informations d’accès (adresse email et mot de passe) que lorsque qu’il se connecte à l’espace Cowork.io. Par contre, si vous cochez ‘Jetons générés automatiquement’, un mot de passe sera fourni automatiquement à tous les membres de votre centre.

Où pourrais-je consulter les accès Wifi d’un membre ?

Dans Paramètres > Général > Compte, si l’option ‘ Jetons générés automatiquement ’ a été cochée, les codes d’accès de chaque membre vont s’afficher par défaut sur leur fiche utilisateur. Vous pouvez y accéder en vous rendant sur ‘Clients’.

1) Choisissez une organisation

2) Sélectionnez l’onglet Collaborateurs et choisissez un membre (Collaborateur/Gestionnaire)

3) Le mot de passe Wifi s’affiche en haut et à droite de la fiche du membre préalablement sélectionné

Comment masquer les accès Wifi d’un membre ?

Pour rappel,  le mot de passe wifi est inscrit sur la fiche de l’utilisateur, en haut et à droite de l’écran. Pour le masquer ; il vous suffit de rejoindre et Paramètres > Général > Compte décocher  la case ‘Jetons générés automatiquement’ dans les Options Wi-Fi

Comment changer la devise de l’instance ?

Cowork.io vous offre la possibilité de choisir la devise dans laquelle vous souhaitez facturer un client, tarifer un produit ou encore appliquer les réductions.

Changement de devise

1) Allez sur Paramètres > Général > Compte

2) Dans le menu déroulant ‘Devise’, sélectionnez la devise que vous souhaitez appliquer à votre instance

3) Sauvegardez

L’affichage des devises

Les devises dépendent du pays dans lequel vous êtes enregistré. Elles s’affichent sur toutes les parties où le prix est demandé et notamment sur :

- L’outil de facturation

- Les documents comptables  (factures, devis, avoirs)

- L’édition des produits

- Les produits achetés

- Les commandes

- La prévisualisation des exports

- L’édition des services réservables et consommables

- Les performances de ventes

Changement de fuseau horaire

Quand vous changez le fuseau horaire de votre instance, l’heure affichée sur le calendrier des réservations des espaces administrateurs et clients est automatiquement mise à jour. Une ligne rouge verticale en temps réel servira de référentiel pour le réservataire au moment de sa réservation depuis le planning à la journée.  Le changement de fuseau horaire doit suivre une  certaine logique. Si vous vous trouvez par exemple à Berlin, vous devez modifier votre fuseau horaire en Europe/Berlin et ainsi de suite.

Pour basculer d’un fuseau horaire à l’autre :

1) Allez sur Paramètres > Général > Compte

2) Dans le menu déroulant ‘Fuseau horaire’, définissez votre propre fuseau horaire.

Où puis-je renseigner une adresse email d'impression ?

Pour définir ou modifier une adresse email à laquelle seront envoyés vos travaux d’impression, procédez comme suit :

1) Allez sur Paramètres > Général > Compte

2) Sous la rubrique ‘Options d’impression’ ; inscrivez une adresse email dans la barre dédiée à cet effet.

3) Vos travaux d’impressions seront envoyés à l’adresse que vous avez saisie

4) Sauvegardez

Comment afficher le code PIN d’impression sur le Dashboard utilisateur ?

La fonction d’impression sécurisée permet à l’utilisateur d’entamer des travaux d’impression uniquement après avoir saisi un code PIN. Ce code PIN est différent pour chaque client enregistré sur votre instance.

1) Allez sur Paramètres > Général > Compte

2) Sous la rubrique ‘Options d’impression’ ; cochez la case ‘Afficher le PIN d'impression’

3) Sauvegardez

Comment masquer le code PIN d’impression ?

Il peut arriver que vous souhaitiez restreindre de façon ponctuelle le code PIN d’impression de tous les utilisateurs. Pour ce faire :

 1) Allez sur Paramètres > Général > Compte

2) Sous la rubrique ‘Options d’impression’ ; décochez la case ‘Afficher le PIN d'impression’

3) Sauvegardez

 Où pourrais-je consulter le code Pin d’impression d’un membre ?

En cochant le code pin d’impression, chaque membre (Collaborateur/Gestionnaire) verra depuis son espace personnel, un mot de passe constitué d’une combinaison de chiffres. Ce code pin est également visible sur l’espace administrateur en parcourant les étapes suivantes

Pour une société cliente/un membre :

1) Allez sur ‘Clients’

2) Choisissez une organisation

2) Sélectionnez l’onglet Collaborateurs et choisissez un membre (Collaborateur/Gestionnaire)

3) Le code PIN s’affiche en haut et à droite de la fiche du membre préalablement sélectionné

Afficher les prix dans l'entête de l'interface des réservations

Lorsque vous fixez librement  le prix d’un service réservable, ce prix est renseigné chez le client dans  l'en-tête de son interface de réservation, à la condition sine qua non ci-après.

1) Allez sur  Paramètres > Général > Compte

2) Dans la rubrique Options de réservation, Cochez la case ‘Afficher les prix’

Ne pas afficher le prix d’un service réservable

Généralement, le prix de vente d’un service réservable est affiché de manière lisible et à la vue de celui qui réserve. Pour masquer ce prix.

1) Allez sur  Paramètres > Général > Compte

2) Dans la rubrique Options de réservation,  décochez la case ‘Afficher les prix’

Paramétrage de la langue par défaut des documents officiels

Depuis l'instance, il vous est possible de sélectionner une langue par défaut de tous vos documents comptables en allant sur Paramètres > Général> Compte > Langue

Le paramétrage de la langue s'applique aux documents édités suivants :

- Factures

- Devis

- Avoirs

Paramétrage de langue par défaut de l'interface utilisateur

Le paramétrage par défaut de la langue dans Paramètres > Général> Compte langue  détermine la langue par défaut qui sera utilisée par le Collaborateur/Gestionnaire à sa première connexion. Deux langues sont pour l'instant gérées  : l'anglais et le français. 

Afficher le widget des crédits

Pour faire apparaître automatiquement le widget des crédits sur le tableau de bord de l'utilisateur (Gestionnaire/Collaborateur) afin de lui donner un aperçu des crédits qu'il dispose :

1) Allez sur Paramètres > Général> Compte

2) Dans Crédits, cochez la case 'Afficher le widget des crédits'

3) Sauvegardez

4) Le widget s'affiche alors sur l'espace de l'utilisateur lorsqu'il se connecte à son compte.

Ne pas afficher le widget des crédits

Vous souhaitez masquer le widget des crédits sur le dashboard de l'utilisateur ? Suivez l'astuce ci-dessous.

1) Allez sur Paramètres > Général> Compte

2) Dans Crédits, décochez la case 'Afficher le widget des crédits'

3) Sauvegardez

4) Vous verrez qu’après désactivation, aucun élément de menu ne s’est ajouté sur le dashboard de l'utilisateur

Paramétrage des réseaux sociaux 

Cowork.io vous permet facilement d'intégrer vos liens de réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Google Plus et Pinterest).

1) Allez sur Paramètres > Général > Social

2) Renseignez les URLs (liens) de vos pages Facebook, Google Plus et Pinterest.
Pour le compte twitter, il vous faudra renseigner votre nom d'utilisateur Twitter

3) Sauvegardez

Activer les widgets de mes réseaux sociaux 

Une fois que vous avez intégré vos liens de réseaux sociaux sur Paramètres > Général > Social , vous devez activer les Pages plugin rattachées à ces liens. Ces Pages apparaîtront sur le dashboard utilisateur. L'activation d'une page plugin s'effectue de la manière suivante :

1) Allez sur Paramètres > Général > Widget du tableau de bord

2) Cochez le widget ou la plage plugin à activer

3) Sauvegardez

Afficher les widgets de mes réseaux sociaux

L'affichage des pages plugin Facebook, Google Plus, Pinterest et Twiter sur le dashboard de l' utilisateur, exige que l'administrateur ait inséré des liens de réseaux sociaux puis activé les widgets associés à ces liens. Pour plus de précisions, consulter les volets Paramétrage des réseaux sociaux et Activer les widgets de mes réseaux sociaux

Désactiver le widget de mes réseaux sociaux sur le dashboard utilisateur

La désactivation des pages plugin Facebook, Google Plus et Twitter sur le dashboard de utilisateur suppose que l'administrateur ait décoché tous les paramètres du tableau de bord utilisateur dans Paramètres > Général > Widgets du tableau de bord 

Comment fonctionne la TVA sur l'instance ?

Cowork a paramétré le taux de TVA à l'édition d’un produit de sorte que le choix du taux dépend de la sélection d'un pays dans Paramètres > Général > Compte  au moment de l'inscription.  Par exemple, si le centre se trouve aux États-Unis, la TVA appliquée est  de  0% tandis que s’il est en France, vous pouvez sélectionner un taux de 0,  10 ou 20% .