Gérer les informations du centre et créer des postes de travail

Création et ajout d’un espace de travail (Poste de travail, Salle de réunion, Places de parking)

Cowork.io met à disposition une plateforme qui vous permet de créer un espace de travail customisé et actif à votre convenance conjuguant le développement d’un projet participatif avec le meilleur environnement professionnel possible. Vous pouvez désormais créer n’importe quel type d’espace (Salle de réunion, poste de travail, place de parking) sur l’outil digital.

Comment créer ou ajouter un poste de travail sur un centre existant ?

Pour créer ou ajouter un ou de nouveau(x) poste(s) de travail personnalisable sur un centre existant :

1- Cliquez sur Paramètres (roue dentée) > Centres

2- Sélectionnez le Centre de l’espace à créer

3- Vous êtes automatiquement redirigé sur la "Vue d'ensemble" de votre centre. Sélectionnez l’onglet ‘Postes de travail’

4- Cliquez sur le bouton « Ajouter des postes de travail” situé dans le coin supérieur droit

     

5- Renseignez les identifiants des services (sous un code personnel que vous aurez préalablement  attribué), indiquez le nombre de bureaux à créer, le type de poste de travail et ajoutez

 

6- Vos postes réservables sont alors créés

Comment créer ou ajouter une salle de réunion sur un centre existant ?

Le processus d’ajout ou de création d’une salle de réunion est similaire à celui d’un poste de travail.

1- Cliquez sur Paramètres (roue dentée) > Centres

2- Sélectionnez le Centre de l’espace à créer

3- Vous êtes automatiquement redirigé sur la "Vue d'ensemble" de votre centre. Sélectionnez l’onglet  ‘Salles de réunion’

4- Cliquez sur le bouton « Ajouter une salle de réunion” situé dans le coin supérieur droit

     

5- Dans la boîte de dialogue qui apparaît, insérez les critères d’attribution (nom, description, type, capacité) de votre salle de réunion et sélectionnez le bouton ‘Ajouter’

6-Votre salle de réunion est alors créée

Comment poser une indisponibilité sur un centre/espace de travail ?

Afin de rendre un espace (Poste de travail, Salle de Réunion, Place de parking) indisponible, pour une courte ou longue durée, procédez comme suit:

1- Cliquez sur Paramètres (roue dentée) > Centres

2- Sélectionnez le Centre où l'espace (Poste de travail, Salle de réunion, Place de parking) est affecté

3- Vous êtes alors redirigé sur une page présentant par défaut la vue d'ensemble de votre centre, sur laquelle il faudra sélectionner l'onglet 'salles de réunion',  'postes de travail' ou ‘places de parking’ en fonction de votre demande.

4-Cliquez sur la salle, le poste ou le parking  où vous souhaitez mettre une indisponibilité

5- Sélectionnez le carré symbolisé d’un stylo à l’intérieur pour l’éditer

6- Scrollez vers le bas. Dans l'encart visible, indiquez la période de l'indisponibilité et la raison pour laquelle elle a lieu

6- Sauvegardez

   

7-La barre d’indisponibilité préalablement créée s’affiche sur le calendrier

Comment créer ou ajouter une place de parking sur un centre existant ?

Le parking est un espace réservable et vous pouvez créer des places de parking autant de fois que vous le souhaitez.

1- Cliquez sur Paramètres (roue dentée) > Centres

2- Sélectionnez le Centre de l’espace (place de parking) à créer

3- Vous êtes automatiquement redirigé la vue d'ensemble de votre centre. Sélectionnez l’onglet ‘Places de Parking’

4- Cliquez sur le bouton "Ajouter une salle de parking” situé dans le coin supérieur droit

    

5- Dans la boîte de dialogue qui apparaît; insérez les critères qui définissent votre place de parking (identifiant de service, nombre et type de parking) et sélectionnez le bouton ‘Ajouter’

6- Votre Parking est alors créé

 Remarque :  Pour afficher la liste des parkings créée; cliquez sur la flèche de liste déroulante à droite

Comment poser une indisponibilité depuis la vue à la journée du planning de réservation ?

Vous pouvez via Dashboard>Planning journée effectuer une indisponibilité au lieu de recourir à l’accoutumée (en allant sur Paramètres>Centres), étape qui s’avère chronophage. Il suffit dès lors, comme pour la réservation normale, de suivre les étapes suggérées ci-dessous :

1) Sélectionnez une plage horaire. Pointez le curseur de votre souris à l’heure du début de la réservation, le maintenir enfoncé, tirez vers l’endroit désiré puis relâchez

3) Une boîte de dialogue s’affiche, insérez la raison pour laquelle l’indisponibilité a lieu et sélectionnez le bouton 'Créer une indisponibilité'

4) Votre indisponibilité est alors créée

 

Peut-on poser une indisponibilité depuis la vue au mois du planning de réservation ?

Non, aucune indisponibilité ne peut être créée sur la vue au mois du planning de réservation. Pour poser une indisponibilité sur un stock réservable paramétré au mois, le réservataire doit consulter le volet ‘Comment poser une indisponibilité sur un centre/ espace de travail ? ‘

Comment supprimer une indisponibilité sur un centre/ espace de travail ?

Vous pouvez vous-même annuler/supprimer l'affectation d'une indisponibilité sur un espace de travail quelconque. Comment faire ?

1) Allez sur Paramètres>Centres

2) Cliquez sur le centre de l’espace où l’indisponibilité a été créée

3) Vous êtes alors redirigé sur une page présentant par défaut la vue d'ensemble de votre centre, sur laquelle il faudra sélectionner le type d'espace réservable concerné ( poste de travail, salle de réunion ou place de parking)

4) Cliquez sur l'espace (poste de travail, salle de réunion, place de parking) où vous souhaitez appliquer l'annulation

5) Sélectionnez le carré symbolisé d’un crayon à l’intérieur pour l’éditer

6) Scrollez vers le bas. Retrouvez l'encart de l'indisponibilité à annuler et cochez la case "supprimer"

7- Sauvegardez

   

Comment supprimer une indisponibilité depuis la vue à la journée du planning de réservation ?

Vous pouvez rapidement supprimer les indisponibilités créées sur la vue à la journée du planning de réservation.

Suppression d’une indisponibilité

1- Cliquez sur Dashboard> Planning journée

2- Sélectionnez une indisponibilité existante à annuler

3- Supprimez l’indisponibilité

Comment modifier les informations de mon centre ?

Pour mettre à jour ou modifier les informations de votre centre :

1- Cliquez sur Paramètres>Centres

2- Choisissez le centre à éditer

3- Sur la Vue d’ensemble, cliquez sur le bouton ‘Modifier’

4- Appliquez les changements nécessaires

5- Scrollez vers les bas et sauvegardez

    

Définition d'une consigne de sécurité

 Voyez ci-dessous les détails sur l’ajout d’une consigne générale de sécurité à votre centre

1) Allez sur Paramètres>Centres

2) Choisissez le centre

3) Sélectionnez  l’onglet ‘consignes de sécurité’

4) Sous l’encadré ‘Consignes de sécurité’, saisissez la notice de sécurité ou insérez un lien qui va rediriger vers celle-ci

Comment associer, ajouter, rattacher une image à un espace de travail (poste de travail, salle de réunion, place de parking) sur une timeline ou une vue à la journée

Vous pouvez insérer une image  sur un stock réservable (poste de travail, salle de réunion, parking) et ainsi permettre à l’utilisateur final d’avoir un aperçu virtuel de l’espace de travail qu’il souhaite réserver. Cette fonctionnalité qui est  assez méconnue, mais très pratique est gérable au niveau de Paramètres > Centres

1- Sélectionnez un centre

2- Allez sur ‘Postes de travail’, ‘Salles de réunion’ ou ‘Places de parking’

3- Cliquez sur l'espace (poste de travail, salle de réunion, place de parking)

où vous souhaitez rattacher une image

4- Cliquez sur le carré symbolisé d’un crayon à l’intérieur pour l'éditer

5- Scrollez vers le bas. Sur ‘Images’, cliquez sur ‘Choisir un fichier’ et importez l’image que vous souhaitez enregistrer.

6- Sauvegardez

  

7- L’image sera alors jointe à votre espace de travail

Où s’affichent les images que j’ai associées à un espace de travail ?

Les images apposées sur un espace de travail sont affichées lorsqu’un utilisateur passe le pointeur de sa souris sur le planning de réservation au moment de la réservation. Elles sont également visibles depuis la vue à la journée du planning des réservations, accessible depuis le dashboard.

 Comment réassigner le représentant d’un centre?

Pour des raisons personnelles ou de cessation de fonction, vous avez la possibilité de désigner un nouveau représentant en remplacement de celui préalablement nommé en vue de gérer rigoureusement votre centre. Vous pouvez procéder à ces remplacements de manière régulière et à tout moment et choisir à défaut un nouveau représentant, parmi les administrateurs au sein de votre instance.

1) Allez sur Paramètres > Centres

 2) Sélectionnez le centre auquel vous souhaitez changer de représentant ;

3) Vous êtes par défaut redirigé sur l’onglet "Vue d'ensemble". Sur la rubrique ‘Représentant’ à droite, cliquez sur le bouton "modifier";

4) Sélectionnez un représentant dans la liste déroulante des administrateurs au sein votre instance

5) Confirmez

Comment supprimer un lieu à proximité de votre centre ?

Si un lieu n’existe plus ou a fermé, et que vous souhaitez le supprimer en conséquence, suivez les étapes ci-dessus.

1) Allez sur Paramètres > Centres sur la barre des commandes à gauche

2) Sélectionnez le centre qui est rattaché à un lieu de proximité à supprimer

3) Dans la page de redirection, cliquez sur l’onglet ‘Quartier’

4) Parmi la liste des lieux de proximité se trouvant en dessous de votre carte, choisissez le lieu à effacer et cliquez sur l'icône de la corbeille
Confirmez votre demande

Comment ajouter un centre ?

Cowork.io vous offre la possibilité de gérer plusieurs centres sur votre instance. Ainsi si vous détenez plusieurs centres, vous pouvez les ajouter à ceux déjà présents. Pour ajouter d'autres centres,

1) Allez sur Paramètres > Centres sur la barre des commandes à gauche

2) Cliquez sur le bouton bleu ‘Ajouter un centre’
Renseignez tous les champs visibles liés à la création de votre centre
Sauvegardez

Affichage de la liste des services sur mon centre

Tous les services réservables rattachés à un centre sont affichés sur Paramètres > Centres , en choisissant le centre où vous souhaitez consulter vos services réservables, puis en allant sur l'encart 'Services du centre'

Comment supprimer la possibilité de réserver sur un centre ?

Pour empêcher la réservation d'un service réservable dans un centre , vous pouvez éventuellement proposer de restreindre le produit concerné par ce même service.

1) Allez sur Paramètres > Catalogue

2) Sélectionnez le produit qui contient le service à restreindre

3) Supprimez le centre où le ou le service est affecté

4) Sauvegardez

5) Le produit présélectionné n'est plus valable dans le centre qui a été supprimé

Mentionner l'utilisation d'un projecteur en salle de réunion

Si toutes vos salles de réunion sont équipées en projection, ou d'un  vidéo projecteur, vous pouvez préciser ce détail en allant sur

1) Paramètres > Centres  > Salles de réunion

2) Sélectionnez la salle de réunion qui utilise un vidéoprojecteur

3) Cochez la case 'Vidéoprojecteur'

4) Sauvegardez

Ne pas mentionner l'utilisation d'un projecteur en salle de réunion

Si votre salle ne dispose pas de vidéoprojecteur, ou si vous ne souhaitez pas projeter tout simplement,  marquez cette information en parcourant les étapes suivantes :

1) Allez sur Paramètres > Centres  > Salles de réunion

2) Sélectionnez la salle de réunion où  vous ne souhaitez pas projeter

3) Décochez la case 'Vidéoprojecteur'

4) Sauvegardez

 Le centre préféré

 L'administrateur qui dispose d'une console d'administration à son insu, peut en prime affecter un centre  préféré ou encore afficher la page de sélection des centres incluse avec la carte,  à un membre inscrit (Collaborateur/Gestionnaire).

 Sélectionner un centre préféré pour un membre 

La sélection d'un centre de préférence pour un membre donné s'effectue en parcourant les étapes énoncées ci-dessous :

1) Cliquez sur Clients, puis sur une société cliente

2) Sélectionnez l'onglet 'Collaborateurs' et le membre pour lequel le centre sera attribué

3) Sur Centre préféré, définissez le centre à réserver depuis la liste déroulante déployée

5) Sauvegardez

Désélectionner un centre préféré pour un membre / Afficher le sélecteur de centres pour un membre 

 En désélectionnant un centre favori, le membre (Gestionnaire/Collaboration) pourra réserver un ensemble de centres, préalablement paramétrés.

1) Cliquez sur Clients, puis sur une société cliente

2) Sélectionnez l'onglet 'Collaborateurs' et le membre auquel accorder la possibilité de sélectionner plusieurs centres

3) Sur Centre préféré, choisissez l'élément en pointillés depuis la liste déroulante visible

4) Sauvegardez

Comment rattacher une image à mon centre/un centre existant ?

Vous désirez ajouter une image à un centre pour que celle-ci soit visible par l’utilisateur à sa réservation depuis la page de  sélection de centres,  voici la marche à suivre :

1- Cliquez sur Paramètres>Centres

2- Choisissez un centre

3- Sur la Vue d’ensemble, cliquez sur le bouton ‘Modifier’

4- Scrollez vers le bas, importez votre image depuis la section ‘Image’

5- Sauvegardez

Où s’affiche l’image que j’ai ajoutée à mon centre ? (Côté administrateur)

L’image que vous avez associée à un centre apparaît sur la page de sélection de centres de tous les membres (Gestionnaire/Collaborateur).

1 - Retrouvez un membre (Gestionnaire/Collaborateur) en le saisissant dans la barre de recherche, en haut, à gauche de votre écran.

2- Vous êtes par défaut redirigé sur le profil du membre présélectionné

3- Dans l’encart  de gauche affichant l’agenda des réservations, sélectionnez le bouton ‘réserver’

4- Vous êtes alors redirigé sur le sélecteur de centres où verrez l’image du centre que vous avez préalablement enregistrée.

PS :  L’affichage du sélecteur de centres avec carte géolocalisée suppose que le membre (Gestionnaire/Collaborateur) ait désélectionné au préalable son centre favori. Pour plus de précisions, consulter l’article “Désélectionner un centre préféré pour un membre / Afficher le sélecteur de centres pour un membre”

Où s’affiche l’image que j’ai ajoutée à mon centre ? (Côté utilisateur final)

Sur l’interface utilisateur, l’image insérée sur un centre s’affiche en cliquant sur le bouton réserver depuis le dashboard

Etape 1

Etape 2

PS :  L’affichage du sélecteur de centres suppose que le membre (Gestionnaire/Collaborateur) ait désélectionné au préalable son centre favori. Pour plus de précisions, consulter l’article “Désélectionner un centre préféré pour un membre / Afficher le sélecteur de centres pour un membre”

Paramétrage ou édition d’une date d’ouverture d’un centre existant

Pour paramétrer ou éditer les dates d’ouverture d”un centre existant :

1- Allez sur Paramètres>Centres

2- Vous êtes par défaut redirigé sur la liste exhaustive des centres paramétrés sur votre instance

3- Pointez le curseur de la souris sur un centre. Celui-ci se met alors en surbrillance grise

4- Sur cette même ligne à droite, sélectionnez le carré avec une icône de crayon à l’intérieur

5- Scrollez vers le bas et inscrivez une date d’ouverture dans le sélecteur de dates

6- Sauvegardez