Paramétrer CoWork.io en 5 étapes !

11 étapes cruciales pour paramétrer votre instance

Afin de faire de Cowork.io un espace de travail agréable, organisé, propice à une gestion saine et rigoureuse pour les utilisateurs les plus aguerris, nous vous invitons à consulter ci-dessous 11 paramétrages génériques à effectuer. Ces paramétrages sont d’autant plus nécessaires, car ils servent de repère pour mieux gérer votre espace personnel.

1) Dans « Paramètres>général>compte », renseignez les informations relatives à la société gérante. Pour de plus amples informations sur la société gérante, lisez l’article sur les ‘différents types d’utilisateurs’

2) Paramètres>général>facturation présente les éléments de facturation nécessaire à l’établissement de la facture. L’administrateur doit apposer un certain nombre de mentions obligatoires lorsqu’il émet une facture (exemple : dénomination, TVA intracommunautaire, paiement…etc.)

3) Sur les rubriques « Paramètres>général>services réservables/consommables », créez votre type de service et renseignez le type de catégorie lié à ce dernier. Les services réservables sont liés aux stocks de réservations (Bureau, salle de réunion, parking…). Les services consommables sont destinés à la consommation (reprographie, fournitures de bureau…). Pour l’instant, les services consommables ne sont pas encore gérables au niveau de l’instance. Vous devez parcourir les sujets ‘Comment ajouter un type de service réservable ? et ‘Comment ajouter un type de service consommable’ afin de créer convenablement un service réservable/consommable.

4) Rendez-vous sur « Paramètres>configuration avancée>tags produit » pour étiqueter votre paramétrage de manière précise. Survolez la section ‘Création d'un tag produit’ pour en savoir plus.

5) Au niveau de « Paramètres>catalogue », concevez l’offre produit. La consultation du tutoriel ‘Comment créer un produit’ est un préalable nécessaire à la conception succincte de l’offre produit.

6) Depuis « Paramètres>centres », créez vos stocks services réservables composés essentiellement de postes de travail, salles de  réunions et places de parking tout en incluant des consignes générales de sécurité si nécessaire. Veuillez parcourir les thématiques ‘Comment créer des espaces ?’ et ‘Définition d’une consigne de sécurité.’

7) Dans « Paramètres>général>administrateurs », nommez les administrateurs/administrateurs de centre/chargées de la relation clientèle qui vont gérer votre centre. L’ajout d’un administrateur est visible sur la rubrique ‘Comment ajouter un ou des administrateurs à mon compte ?

8) Allez sur « Paramètres>général>paiement » et indiquez les informations concernant le moteur de paiement en lisant à l’avance, référez-vous au volet ‘Comment brancher un module de paiement ?’

9) Une fois ces étapes achevées, vous pouvez maintenant mettre votre instance en ligne, en allant dans " Paramètres>général>compte " et cliquer sur le bouton « Go live »;

10) Enregistrez vos sociétés clientes à partir de l’icône symbolisant un bonhomme dans la barre des commandes à gauche. L’enregistrement d’une société cliente est décrite de manière détaillée dans l’article ‘Comment enregistrer une société cliente ?

11) Dans « Gestion courante », gérez les premiers devis/factures envoyés aux clients ainsi que les offres promotionnelles.